Control de inventario en una veterinaria: lotes, caducidades y mermas

En una veterinaria, el inventario tiene una maldad particular: mezcla alimento que rota rápido, medicamento caro que caduca, insumos que se consumen “de a poquito” en cada procedimiento y productos controlados que además hay que reportar. Por eso el control de inventario en una veterinaria no se resuelve contando más seguido, sino cambiando el proceso para que el sistema cuente por ti.

Los tres síntomas del descontrol

1. “Sí hay… creo.” Nadie sabe existencias sin ir a ver el estante.
2. Caducados descubiertos tarde. El frasco venció en el fondo del refrigerador y nadie lo vio venir.
3. El pedido de memoria. Se compra lo que el proveedor sugiere o lo que “parece que falta”, no lo que los datos dicen.

Los tres tienen la misma raíz: los movimientos reales (ventas, aplicaciones, recepciones, mermas) no se registran en el momento, así que el número del sistema — si hay sistema — no le atina al del estante.

El método, en cinco pasos

1. Limpia el catálogo antes de contar nada

Un catálogo con “Alimento Perro 2kg”, “alim. perro 2 kg” y “ALIMENTO2KG” como tres productos distintos hace imposible cualquier control. Unifica duplicados, define nombres consistentes y captura códigos de barras. Es trabajo de una tarde y multiplica el valor de todo lo demás.

2. Decide qué se controla (no todo)

No todo merece control de existencias: los servicios obviamente no, y quizá tampoco los insumos de costo mínimo. Empieza por lo que duele: alimento, medicamento (los controlados primero — ve nuestra guía de la bitácora de controlados, con formato descargable), antiparasitarios y lo de precio alto. En PixelVet OS el control se activa producto por producto, justo para poder empezar chico.

3. Toda entrada, por factura del proveedor

La regla de oro: nada entra al almacén sin documento. La recepción se registra contra la orden de compra o la factura del proveedor — así las existencias nacen correctas y de paso sabes cuánto te costó de verdad cada producto. Si gestionas órdenes de compra y facturas de proveedor en el mismo sistema, este paso deja de ser doble captura.

4. Toda salida, automática

Las salidas por venta deben descontarse solas desde el punto de venta — lo explicamos a fondo en la guía del punto de venta veterinario. Las demás salidas (uso interno, merma, caducidad, traspaso a otra sucursal) se registran con su motivo: la diferencia entre “falta” y “se usó en hospitalización” es toda la diferencia.

5. Conteos cíclicos, no inventario heroico anual

El inventario general de cierre de año — clínica cerrada, pizza, todos contando hasta medianoche — es la peor forma de contar: agotadora y tardía. Mejor conteos cíclicos: cada semana cuentas una categoría chica (hoy antiparasitarios, la próxima alimento de gato), comparas contra el sistema y ajustas con motivo. Veinte minutos semanales mantienen el inventario honesto todo el año.

Lotes y caducidades: la parte veterinaria del asunto

• Registra lote y caducidad al recibir, no cuando el frasco ya está a la mitad.
• Primeras entradas, primeras salidas (PEPS): el lote que caduca antes se vende o se usa primero. La disciplina física (lo nuevo atrás, lo viejo adelante) vale tanto como el registro.
• Revisión mensual de próximos a caducar: lo que vence en 60–90 días es candidato a promoción o a uso interno programado — margen chico es mejor que merma total.

Mide tres números, no veinte

Indicador	Qué te dice
Merma mensual (caducados + dañados + faltantes, en pesos)	El costo real del descontrol; debería bajar mes a mes
Quiebres de stock (ventas perdidas por “no hay”)	Si compras tarde o poco de lo que sí rota
Rotación por categoría (qué tan rápido se vende lo comprado)	Dónde está estacionado tu dinero

Estos tres caben en la rutina de indicadores semanales de la clínica y bastan para decidir compras con datos.

Errores comunes

• Ajustar diferencias sin motivo. “Ajuste −3” sin explicación borra la pista de qué falló. Todo ajuste lleva causa.
• Controlar todo desde el día uno. El perfeccionismo mata el proyecto; empieza por las 30 claves que más importan.
• Ignorar los traspasos entre sucursales. Producto que “se llevó la otra sede” sin registro es un faltante fantasma en una y un sobrante inexplicable en la otra.
• Comprar sin ver datos. El histórico de ventas y los faltantes agrupados por proveedor arman el pedido en minutos — y sin sobre-inventario.

En resumen

Catálogo limpio, control selectivo, entradas por factura, salidas automáticas con motivo y conteos cíclicos: con ese proceso, el inventario deja de ser un misterio y se vuelve un número confiable que te dice qué comprar y dónde se te va el dinero.

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